11 Δυνατότητες του Gmail Που Ίσως Δεν Γνωρίζατε

Οι περισσότεροι από εμάς έχουμε χρησιμοποιήσει το Gmail για να ελέγξουμε και να διαχειριστούμε το ηλεκτρονικό μας ταχυδρομείο από τον υπολογιστή ή το κινητό μας. Τι κάνει όμως το Gmail να ξεχωρίζει από άλλες υπηρεσίες του είδους; Δείτε 11 δυνατότητες του Gmail που το καθιστούν μία από τις καλύτερες υπηρεσίες webmail.

Λίγα λόγια για το Gmail

Το Gmail αποτελεί μία από τις πιο διαδεδομένες υπηρεσίες webmail, με πάνω από ένα δισεκατομμύριο ενεργούς χρήστες σε ολόκληρο τον κόσμο.

Παρουσιάστηκε τον Απρίλιο του 2004 και αρχικά ήταν διαθέσιμο μόνο σε έναν περιορισμένο αριθμό προσκεκλημένων χρηστών.

Τον Φεβρουάριο του 2007 διατέθηκε στο ευρύ κοινό, παραμένοντας ωστόσο σε κατάσταση beta.

Η πλήρης έκδοση της εφαρμογής δημοσιεύτηκε δύο χρόνια αργότερα, στις 7 Ιουλίου του 2009.

Στα μόλις 10 χρόνια ζωής του, το Gmail κατάφερε να γίνει η πιο δημοφιλής υπηρεσία webmail, ξεπερνώντας σε χρήστες αρκετά παλαιότερες υπηρεσίες, όπως το Yahoo Mail.

Χαρακτηριστικά, το Yahoo Mail διαθέτει μόλις το ένα τέταρτο των χρηστών του Gmail, παρότι είναι διαθέσιμο πάνω από 2 δεκαετίες.

Το Gmail έγινε η "de facto" υπηρεσία email μετά την έλευση των Android smartphone, στα οποία οφείλει και ένα σημαντικό ποσοστό των χρηστών του.

Πιο συγκεκριμένα, το 2014 προστέθηκαν 90 εκατομμύρια χρήστες εξαιτίας των Android συσκευών, ενώ το 75% τον σημερινών μηνυμάτων ανοίγουν μέσω του Android app.

Σε επίπεδο λειτουργιών, το Gmail διαθέτει ένα αρκετά αποτελεσματικό σύστημα εντοπισμού spam, με το ποσοστό λανθασμένης αναγνώρισης να περιορίζεται μόλις στο 0,05% των "κανονικών" μηνυμάτων.

Στις ενότητες που ακολουθούν, θα δούμε 11 μοναδικές δυνατότητες του Gmail που το καθιστούν την καλύτερη επιλογή στο είδος του.

Εφαρμογές και πρόσθετα

Στην ενότητα αυτή θα παρουσιάσουμε εφαρμογές και πρόσθετα που θα επεκτείνουν τις δυνατότητες του Gmail και θα διευκολύνουν την οργάνωση της ηλεκτρονικής μας αλληλογραφίας.

Ενώ δεν αποτελούν προεγκατεστημένες δυνατότητες του Gmail, οι εφαρμογές αυτές θα φανούν ιδιαίτερα χρήσιμες στο μεγαλύτερο ποσοστό των χρηστών.

Gmail εκτός σύνδεσης - offline

Ένα από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματα όλων των webmail υπηρεσιών, είναι η ανάγκη για συνεχή πρόσβαση στο διαδίκτυο.

Σε αντίθεση με τους email client, τα webmail δεν αποθηκεύουν δεδομένα τοπικά στον υπολογιστή μας, και απαιτούν συνεχή επικοινωνία με τον server της υπηρεσίας.

Αν θέλουμε να διαχειριζόμαστε την αλληλογραφία μας εκτός σύνδεσης, αλλά δεν επιθυμούμε να εγκαταστήσουμε κάποιον email client, το Gmail Offline είναι αυτό που χρειαζόμαστε.

Μέσω του Gmail Offline μπορούμε να διαβάσουμε και να οργανώσουμε τα ήδη συγχρονισμένα μηνύματά μας, να εκτυπώσουμε συνημμένα αρχεία και email, καθώς και να δημιουργήσουμε νέες ετικέτες.

Οι αλλαγές που θα πραγματοποιήσουμε, θα συγχρονιστούν την επόμενη φορά που θα αποκτήσουμε πρόσβαση στο διαδίκτυο.

Την πρώτη φορά που θα εκτελέσουμε το πρόσθετο, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο σαν κι αυτό που βλέπουμε στην εικόνα.

Για να έχουμε πρόσβαση στην ηλεκτρονική μας αλληλογραφία εκτός διαδικτύου, θα πρέπει να επιλέξουμε την επιλογή "Να επιτρέπεται η αλληλογραφία εκτός σύνδεσης".

Πρέπει να τονίσουμε ότι το πρόσθετο δεν δημιουργεί κάποια συντόμευση ή εικονίδιο στον browser μας. Για να εμφανίσουμε το παράθυρο της εφαρμογής, επισκεπτόμαστε την αντίστοιχη σελίδα.

Για δική μας ευκολία, μπορούμε να αποθηκεύσουμε τον σύνδεσμο ως σελιδοδείκτη στον browser μας.

Boomerang - Προγραμματισμός αποστολής email

Πολλές φορές ίσως χρειαστεί να προγραμματίσουμε κάποιο email για αποστολή κάποιες ώρες ή μέρες αργότερα.

Με το Boomerang μπορούμε να προγραμματίσουμε την αποστολή ενός email για όποια ημερομηνία επιθυμούμε, και μάλιστα με κάποια συγκεκριμένη συνθήκη.

Για παράδειγμα, μπορούμε να το ρυθμίσουμε να στείλει email σε έναν λογαριασμό, αν δεν μας απαντήσει σε προηγούμενο μήνυμα εντός κάποιου χρονικού ορίου.

Με αυτόν τον τρόπο, έχουμε μεγαλύτερη ευελιξία στη διαχείριση του ηλεκτρονικού μας ταχυδρομείου. Έτσι δεν χρειάζεται να ελέγχουμε συνέχεια τα εισερχόμενα μηνύματά μας.

Για να εγκαταστήσουμε το Boomerang, αρκεί να πάμε στη σελίδα της εφαρμογής και να επιλέξουμε "Add this to your Gmail".

Μετά την προσθήκη της επέκτασης, θα παρατηρήσουμε ότι στο παράθυρο συγγραφής email έχει προστεθεί ένα νέο πεδίο.

Στο πεδίο αυτό συμπληρώνουμε τον προγραμματισμένο χρόνο και τη συνθήκη για την αποστολή του email.

Checker Plus for Gmail - Ειδοποιήσεις και διαχείριση email

Πώς θα σας φαινόταν αν μπορούσατε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις για εισερχόμενα email και να δημιουργείτε νέα μηνύματα χωρίς να ανοίξετε τη σελίδα του Gmail;

Με το Checker Plus for Gmail μπορούμε να έχουμε πρόσβαση σε όλες τις δυνατότητες του Gmail από οποιοδήποτε παράθυρο του browser μας.

Μπορούμε να δούμε τα εισερχόμενά μας, να δημιουργήσουμε νέα email και ετικέτες, να μετακινήσουμε υπάρχοντα email, και να εκμεταλλευτούμε οποιαδήποτε άλλη λειτουργία διαθέτει το Gmail.

Για να το εγκαταστήσουμε, θα πρέπει να πάμε στο site του πρόσθετου και να επιλέξουμε install.

Μετά την εγκατάσταση θα προστεθεί ένα εικονίδιο στον browser μας, από το οποίο έχουμε πρόσβαση στην εφαρμογή.

Πλέον όταν λαμβάνουμε εισερχόμενα μηνύματα, το εικονίδιο θα γίνεται κόκκινο και θα εμφανίζεται ένα αναδυόμενο πλαίσιο ειδοποίησης στο κάτω μέρος του παραθύρου.

Τα πιο χρήσιμα εργαστήρια

Πέρα από τα πρόσθετα τρίτων προγραμματιστών, το Gmail προσφέρει μια μικρή συλλογή από ενσωματωμένα εργαστήρια.

Με τον όρο εργαστήρια εννοούμε μικρά επί δοκιμή προγράμματα που προσθέτουν κάποιες λειτουργίες στον λογαριασμό μας.

Παρότι υπάρχει πιθανότητα να εμφανίσουν κάποια bugs, συνήθως δεν παρουσιάζονται προβλήματα.

Για να ενεργοποιήσουμε κάποιο εργαστήριο, κάνουμε κλικ στις ρυθμίσεις...

...και μεταφερόμαστε στην καρτέλα εργαστήρια.

Εδώ θα βρούμε μια μικρή συλλογή από πρόσθετα, από τα οποία ξεχωρίσαμε 3 απολύτως απαραίτητα.

Να σημειωθεί πως κατά καιρούς ορισμένα εργαστήρια μπορεί να καταργηθούν, ή αντίθετα να ενσωματωθούν στις βασικές ρυθμίσεις του Gmail.

Η πρώτη προσθήκη ονομάζεται "Πλαίσιο προεπισκόπησης" και καλύπτει μία από τις σημαντικότερες ελλείψεις του Gmail.

Σε αντίθεση με άλλες υπηρεσίες webmail, το Gmail δεν διαθέτει από προεπιλογή παράθυρο προεπισκόπησης των μηνυμάτων μας. 

Με την επέκταση αυτή μπορούμε να καλύψουμε αυτό το κενό, χωρίς την ανάγκη τρίτων προγραμμάτων. 

Η δεύτερη απαραίτητη προσθήκη ονομάζεται "Προσαρμοσμένες συντομεύσεις πληκτρολογίου" και μας επιτρέπει να ορίσουμε δικές μας συντομεύσεις για συγκεκριμένες εργασίες.

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμη και θα μας βοηθήσει να εξοικειωθούμε με τη χρήση των συντομεύσεων πληκτρολογίου. Ως αποτέλεσμα, θα μπορέσουμε να μειώσουμε δραματικά τον χρόνο οργάνωσης του ηλεκτρονικού μας ταχυδρομείου.

Το τελευταίο εργαστήριο που θα αναφέρουμε στον οδηγό, είναι οι έτοιμες απαντήσεις. Η συγκεκριμένη επέκταση είναι απαραίτητη για την σύνθεση email με συγκεκριμένη δομή, όπως ίδια επιφώνηση ή μεγάλα τμήματα κειμένου.

Για να δημιουργήσουμε μία έτοιμη απάντηση, πάμε σε ένα οποιοδήποτε μήνυμα (νέο ή υπάρχων), επιλέγουμε το βελάκι που βλέπουμε στην εικόνα...

...και κάνουμε κλικ στη επιλογή Νέα έτοιμη απάντηση.

Αφού δώσουμε μία ονομασία στην απάντηση μας, γράφουμε στο email το κείμενο που θέλουμε να περιέχει και κάνουμε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Τώρα το κείμενό μας έχει αποθηκευτεί και μπορούμε να το εισάγουμε κάθε φορά πατώντας Εισαγωγή.

Εισαγωγή αρχείων από το Dropbox

Με τη συνεχή εξάπλωση των υπηρεσιών cloud, είναι σχεδόν σίγουρο ότι θα χρειαστεί να στείλουμε κάποιο email με αρχεία από το cloud μας.

Εγκαθιστώντας το πρόσθετο Dropbox for Gmail, μπορούμε να εισάγουμε απευθείας αρχεία στο email μας από το cloud μας με το πάτημα ενός κουμπιού.

Για να εισάγουμε κάποιο αρχείο, απλά πατάμε στο αντίστοιχο εικονίδιο στο παράθυρο σύνθεσης νέων μηνυμάτων.

Ενώ είναι ένα πολύ απλό πρόσθετο που δεν έχει πολλά να αναλύσουμε, μπορεί να φανεί σωτήριο για χρήστες του Dropbox.

Πολλαπλά ονόματα χρήστη

Οι περισσότεροι χρήστες πιστεύουν ότι ο λογαριασμός τους στο Gmail αντιπροσωπεύεται αποκλειστικά από ένα όνομα χρήστη.

Ωστόσο, στην πράξη μπορούμε να διαθέτουμε δεκάδες ή και εκατοντάδες παραπλήσιες διευθύνσεις, βάζοντας απλά τελείες στο ήδη υπάρχον όνομά μας.

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δημιουργήσει λογαριασμό με τη διεύθυνση paradeigma@gmail.com.

Πέρα από αυτή, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις: p.aradeigma@gmail.com, pa.rade.igma@gmail.com, p.arad.eigma@gmail.com χωρίς κανέναν περιορισμό.

Στην ουσία, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την κεντρική διεύθυνσή μας, συν όλους τους πιθανούς συνδυασμούς της ίδιας διεύθυνσης με τελείες.

Η δυνατότητα αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη στην οργάνωση των εισερχόμενων email μας.

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφορετική διεύθυνση για διαφορετικές επαφές και λογαριασμούς, χωρίς να χρειάζονται περίπλοκα φίλτρα για τον διαχωρισμό τους.

Αν εκμεταλλευτούμε σωστά αυτή τη δυνατότητα, μπορούμε να μειώσουμε δραματικά τη χρήση φίλτρων και να κατηγοριοποιούμε αποτελεσματικά όλα τα email μας.

Πέρα από τις τελείες, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το σύμβολο της πρόσθεσης, πέζα-κεφαλαία γράματα ή συνδυασμούς μεταξύ τους, όπως Par.adeig+ma@gmail.com

Μικρές βελτιώσεις εμφάνισης και ταχύτητας

Παρότι οι ρυθμίσεις που θα αναφέρουμε είναι απλές, μπορούν να βελτιώσουν σε μεγάλο βαθμό τη χρήση του παραθύρου του Gmail.

Η πρώτη ρύθμιση που μας ενδιαφέρει ονομάζεται "Μέγιστο μέγεθος σελίδας" και βρίσκεται στην καρτέλα "Γενικά"...

...στο παράθυρο ρυθμίσεων.

Αν δεν έχουμε πολύ αργή σύνδεσή στο διαδίκτυο, μπορούμε να επιλέξουμε τον μέγιστο αριθμό σελίδων και επαφών ανά σελίδα.

Έτσι, θα μπορούμε να πλοηγούμαστε γρήγορα στα μηνύματα και τις επαφές μας, χωρίς να αλλάζουμε συνεχώς σελίδες. Σε υπολογιστές με χαμηλούς πόρους μπορεί να υπάρξουν καθυστερήσεις στη φόρτωση των σελίδων.

Η δεύτερη ρύθμιση που μας απασχολεί, βρίσκεται στις καρτέλες "Ετικέτες".

Εδώ μπορούμε να ορίσουμε ποιες ετικέτες θα φαίνονται στο κεντρικό παράθυρο του λογαριασμού μας.

Υπάρχουν ετικέτες για τις επαφές, τα μηνύματα, και τις κεντρικές καρτέλες του παραθύρου. Ανάλογα τις απαιτήσεις μας, μπορούμε να αφαιρέσουμε αρκετές ετικέτες που δεν μας ενδιαφέρουν.

Όσο αφορά την εμφάνιση, μπορούμε να αλλάξουμε επίσης το θέμα του παραθύρου μας, πηγαίνοντας στις ρυθμίσεις --> θέματα --> ορισμός θέματος...

και επιλέγοντας το θέμα που μας αρέσει.

Τέλος, πρέπει να αναφέρουμε την ύπαρξη σελίδας του Gmail με βασικό κώδικα Html για υπολογιστές με χαμηλές δυνατότητες.

Inbox by Gmail

Η αξιοπιστία και οι δυνατότητες του Gmail αναπτύσσονται συνεχώς. Όμως, το περιβάλλον της σελίδας του θυμίζει εφαρμογές πολύ παλαιότερου σχεδιασμού.

Αν επιθυμούμε να διαχειριζόμαστε την αλληλογραφία μας μέσω ενός μοντέρνου material περιβάλλοντος, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε στη θέση του το Inbox by Gmail.

Το Inbox by Gmail αποτελεί μία βελτιωμένη έκδοση του κλασικού Gmail, με μινιμαλιστικό σχεδιασμό και μερικές επιπλέον επιλογές διαχείρισης και οργάνωσης.

Σε αντίθεση με το απλό Gmail, διαθέτει μια σχετικά μεγάλη και αποτελεσματική λίστα κατηγοριών μηνυμάτων.

Στο απλό Gmail η λίστα κατηγοριών είναι πολύ μικρή και σχεδόν πάντα πρέπει να καταφεύγουμε σε δικά μας φίλτρα.

Τέλος, το Inbox by Gmail μας επιτρέπει να αποκρύπτουμε συγκεκριμένα μηνύματα για κάποιο χρονικό διάστημα και να μεταφέρουμε τα ολοκληρωμένα σε ξεχωριστό φάκελο.

Επιπλέον δυνατότητες του Gmail

Αν διαθέτουμε πολλούς διαφορετικούς λογαριασμούς, πρέπει να βρούμε έναν τρόπο να συγκεντρώσουμε όλα τα μηνύματα μας σε έναν κεντρικό λογαριασμό.

Στον οδηγό μας για την αναίμακτη αλλαγή διεύθυνσης email, θα βρείτε αναλυτικές οδηγίες για την προώθηση μηνυμάτων από έναν λογαριασμό σε άλλον.

pcsteps

Η ΑΠΟΚΑΛΥΨΗ ΤΟΥ ΕΝΑΤΟΥ ΚΥΜΑΤΟΣ